Outsourcing IT zažívá velký rozkvět. Firmám, které ho využívají, podstatně odlehčí v agendě IT a zajistí odbornou péči o všechny oblasti s ní spojené. Při špatném výběru dodavatele může ale správa externí firmou přinášet i komplikace. Poradíme vám, jak se jim vyhnout.  

Outsourcování služeb, tedy najímání externích firem na určité úkoly, je na vzestupu. Správa IT patří k nejčastějším oblastem, kde podniky využívají pomoc zvenčí. 

Přečtěte si, jaké jsou výhody outsourcingu IT. 

Svěřit provozní otázky týkající se IT někomu jinému a věnovat se jen vlastnímu vydělávání peněz je lákavé. V době, kdy provoz mnoha firem doslova závisí na fungování jejich IT infrastruktury a kybernetické útoky jsou denní realitou, ale může přinést i nemalé starosti, pokud se netrefíte a outsourcing nefunguje tak, jak jste si představovali. 

Outsourcing IT a ztráta kontroly  

Pokud předáváte do rukou externího dodavatele jakoukoliv firemní operativu, přicházíte tím o část kontroly. Nevidíte do procesů u dodavatele, chybí vám důležité informace. Proto také například trvá déle, než si všimnete, že něco nefunguje.  

Řešení:  

Klíčová je zde důvěra v dodavatele. Věnujte proto opravdu hodně pozornosti už jeho výběru. Než uzavřete spolupráci, ujasněte si, jak velkou část kompetencí jste ochotni předat, kdo bude kontaktní osobou, jak budete řešit neočekávané potíže. Vytyčte si cíle a kritéria hodnocení (KPIs). A sestavte si plán pravidelných meetingů osobních nebo on-line, abyste byli v obraze, jak vaše IT šlape. 

XEVOS nabízí svým zákazníkům outsourcing v takovém rozsahu, jaký právě jim vyhovuje. U někoho přebereme kompletní správu, jinde sloužíme jen jako parťák pro interní IT oddělení. V tom případě pomáháme ve specializovaných otázkách, jako například kybernetická bezpečnost, zatímco běžný provoz si řeší sami. Chcete-li se domluvit, jaký rozsah by vyhovoval vám, jsme na příjmu! 

Komunikační šum 

I sebelépe nastavené cíle a KPIs mohou selhávat, pokud selhává komunikace. Mnoho informací se ztratí po cestě, ať už po telefonu nebo v e-mailech. V případě off-shore outsourcingu narážíte na jazykovou bariéru a časové posuny. Překážkou může být také chybějící zkušenost s prací na dálku. 

Víte, že? Podle Project Management Institute je špatná komunikace je důvodem neúspěchu u 56 % projektů.   

Řešení: 

Dohodněte se, jaký komunikační prostředek budete využívat, a dodržujte to. Doporučujeme zabezpečený kanál, kde můžete dle potřeby střídat chat a audio či videohovory, schůzky si nahrávat, přidávat dokumenty… Jako třeba Microsoft 365 a především Microsoft Teams coby součást tohoto ekosystému kancelářských aplikací.  

Je dobré domluvit si pevnou dobu, kdy budete vy i dodavatel na příjmu, případně vyladit nejzazší reakční dobu, kdy budete očekávat, ale i poskytovat součinnost.  

Skryté náklady outsourcingu IT 

Pro 64 % firem je jednou z hlavních motivací pro outsourcing IT skutečnost, že tak ušetří. Úspora přitom může být až 25 % předchozích výdajů. Přesto i zde na vás mohou čekat podpásovky v podobě nepředvídaných a skrytých nákladů. 

Řešení: 

Neskákejte na lep nejlevnější nabídce. Nízké ceny mohlo být dosaženo právě tak, že mnoho detailů není v ceně zahrnuto, a vy za ně potom budete doplácet navíc. 

Vždy si výslovně dohodněte, co je a co není součástí služeb. Tomu, abyste našli ten správný rozsah, věnujte klidně i několik schůzek. Možností je i zkušební doba, kdy si vzájemnou spolupráci osaháte a po jejím uplynutí finanční otázku ještě upravíte. 

Při výběru dodavatele si zkontrolujte, zda má zkušený tým a odborné certifikace, které osvědčují, že jim půjde práce od ruky. Vyhnete se tak situaci, kdy řešení, které by měli znát, teprve dlouze hledají, zatímco vy jim platíte každou minutu.  

Kyberbezpečnostní rizika 

Kybernetická bezpečnost a důvěrnost vašich dat je v ohrožení pokaždé, když dáváte přístupy komukoliv novému. Včetně nového zaměstnance. A co teprve, když svěřujete celé své kybernetické bezpečí cizí firmě. Aby mohli vůbec dělat svoji práci, musíte je pustit do svých systémů, ukázat jim technologie nebo je nechat, aby vám je nastavili. A to vyžaduje opět to již zmíněné – důvěru. 

Řešení: 

Ověřte si, zda má váš dodavatel zkušenost s prací s důvěrnými daty a zná také zákonné požadavky na ochranu údajů a bezpečnost v kyberprostoru. Nezbytná je dohoda o mlčenlivosti (NDA), neuškodí konkurenční doložka zamezující firmě začít podnikat ve stejném oboru jako vy. 

Zjistěte si, jak je váš IT partner zkušený v oblasti kybernetické bezpečnosti. Určitým vodítkem je partnerská spolupráce dodavatele s renomovanými značkami, případě odborné certifikace od nich. 

Nedodržování termínů a odklady 

Dlouhé reakce vašeho externího ajťáka, výpadky systému, neefektivní postupy, hromadící se nevyřešené požadavky, prošvihnuté termíny… To jsou úskalí, která vás mohou od outsourcingu IT definitivně odradit.  

Řešení: 

Zjistěte si, jakou má vyhlédnutá firma pověst u zákazníků a zda má zkušenosti v té oblasti, kterou vy potřebujete zaopatřit.  

TIP: Ptejte se, jestli váš potenciální správce IT uplatňuje proaktivní podporu. Ta má za úkol celkovým nastavením systému i jeho průběžným monitoringem problémům předcházet. Opakem je reaktivní podpora, která zpětně řeší až nastalé chyby. 

Pro efektivní komunikaci s IT firmou v případě jakýchkoliv závad je vhodným řešením helpdesk, kde budou všechny vaše požadavky přehledně na jednom místě. Žádný tak nezapadne. 

A dobrá je smluvně garantovaná doba splnění požadavku. Dohodněte se, v jaké lhůtě dodavatel zajistí vzdálené vyřešení problému a kdy je schopen zasáhnout na místě u vás. Potřebujete podporu 24/7? Pak určitě neberte jako externistu jednotlivce, který toto naplnit nemůže, ale sáhněte po firmě, jejíž zaměstnanci se mohou v pohotovostním režimu střídat. 

Pomohl vám článek? Sdílejte ho mezi své známé a sledujte náš blog a sociální sítě pro další praktické tipy na snadnější a bezpečnější podnikání. 


Chcete nás využít pro správu vašeho IT? Zavolejte nebo napište, jsme tu pro vás.