Ochrana dat je v podnikání naprosto zásadní. Za jejich uniknutím přitom často stojí pouhá nedbalost. Vedle mnoha dalších pochybení třeba i ponechání odemknutého počítače s přihlášenými aplikacemi bez dozoru. Microsoft proto rozšířil funkci odhlášení při nečinnosti.
Určitě se vám už někdy stalo, že jste se ve spěchu či roztržitosti zapomněli odhlásit z nějaké aplikace na webu. Doma to nemusí až tolik vadit. Pokud se vám to ale stane, když se z jakéhokoliv důvodu přihlašujete do pracovních aplikací na nefiremním počítači, obzvlášť na veřejném místě, můžete mít problém.
Jestliže ale použijete webovou verzi Microsoft 365, tento problém má řešení. Od června se totiž rozšiřuje funkce balíku Microsoft 365 umožňující odhlášení při nečinnosti. Dosud se vztahovala jen samostatně na některé z aplikací, jako například webové verze Outlooku nebo SharePointu. Od června je k dispozici i pro ostatní webové aplikace z tohoto kancelářského ekosystému.
Desktopových ani mobilních aplikací se nedotýká.
Jak odhlášení funguje
Po určité době, kdy neprojevujete žádnou aktivitu v těchto aplikacích v žádném z otevřených webových prohlížečů, vás M365 jednoduše odhlásí. Než se tak stane, objeví se na obrazovce upozornění, takže pokud před počítačem sedíte, jen zrovna děláte něco jiného, můžete zvolit možnost zůstat i nadále přihlášeni.
Délku nečinnosti si můžete nastavit sami podle toho, jak potřebujete. Funkce se v průběhu června až srpna postupně objeví u všech firemních účtů. Je volitelná, musí ji aktivovat správce.
Jak ochránit svá data před ztrátou
Citlivá data, ať už se týkají vašich financí, know-how a obchodního tajemství nebo vašich zákazníků, jsou cenným zbožím. Nastavte si proto opatření, která k jejich ochraně přispějí.
1. Zabezpečte koncová zařízení. S rozmachem práce z domova je obtížnější dohlížet na jednotlivé stanice, na nichž zaměstnanci pracují. Přesto to stojí za trochu úsilí, protože špatně chráněný domácí počítač může udělat značnou paseku. Jak efektivně zabezpečit koncová zařízení, si přečtěte v podrobném článku.
2. Nastavte politiku hesel a chování v kyberprostoru. Třeba právě včetně odhlašování aplikací při nečinnosti nebo zamykání počítače. Zejména pokud je na místě přístupném veřejnosti, sdílíte ho s kolegy nebo pracujete ve sdíleném prostoru.
Tip: Přečtěte si, jak nastavit efektivní politiku hesel ve firmě.
3. Používejte šifrování. Při komunikaci v rámci firmy nebo se zákazníky používejte pouze aplikace, které mají koncové šifrování. Užitečné je i šifrování disku.
4. Využívejte důvěryhodnou VPN. Možnost připojení na cestách je samozřejmě skvělá, ale vždy je třeba zachovávat velkou obezřetnost. Při využívání VPN k připojení do firemní sítě znemožníte slídilům sledovat, co na internetu děláte.
5. Vytvořte si hierarchii přístupů. Rozdělte si data podle významnosti a důvěrnosti a přístup do jednotlivých úrovní udělujte jen těm zaměstnancům, kteří jej skutečně potřebují.
6. Školte se. I při sebelepších pravidlech nic nezmůžete, pokud naivní uživatel skočí na lep manipulátorovi a citlivé údaje mu sám sdělí. Proto v určitých intervalech opakujte školení o kybernetické bezpečnosti.
Potřebujete se zavedením těchto zásad pomoci nebo chcete proškolit zaměstnance? Neváhejte se na nás obrátit, je to náš denní chleba a rádi se vaší bezpečnosti ujmeme.
