Hybridní práce je stále oblíbenějším řešením. Umožňuje vyjít vstříc zaměstnancům, kteří raději pracují z domova, i těm, kdo upřednostňují práci v kanceláři. Osvojte si několik zvyklostí a využívejte technologie pro efektivnější propojení obou světů.
Rok 2020 přinesl nedobrovolný boom home office. Z domova pracoval každý, komu to náplň pracovní pozice umožňovala.
Postupně přišlo vystřízlivění. Jsou lidé, kterým práce z domova vyhovuje a jsou při ní výkonnější, mnoho dalších ale spěchalo zpátky do kanceláře, protože zjistili, že jim domácí izolace nesvědčí. Pokud chcete jako dobrý zaměstnavatel vyjít oběma skupinám vstříc a pro sebe z toho získat lepší výsledky, využívejte systém hybridní spolupráce.
Jak ale na to, aby to skutečně fungovalo a kolegové doma i v officu mohli plynule spolupracovat?
Pečlivě plánujte
Naprosto klíčovým je plánování. Ideální je rozvrhnout si čas tak, aby na práci z domova byly vyhrazeny úkoly vyžadující soustředěnou práci jednotlivce, zatímco dny, které zaměstnanci tráví v kanceláři, se hodí pro brainstormingy, porady a aktivní týmová řešení.
Pomůcka: K plánování v rámci týmu lze využít přehledný Kalendář, který je součástí balíku aplikací Microsoft 365. Nejen, že vidíte svůj rozvrh, ale můžete si zobrazovat kalendáře kolegů v týmu, abyste se podle nich orientovali.
Ne vždy je to však možné takto striktně rozdělit. I s tím Kalendář počítá a nově umožní už při přijetí schůzky odpovědět, zda se zúčastníte osobně, nebo on-line.
Jestli není možné vyhradit samostatné dny bez schůzek, stanovte si alespoň čas během dne, který budou mít členové týmu vyhrazený na soustředění. Microsoft Kalendář vám pomůže vhodný čas na soustředěnou práci vybrat a vymezit. A bonus pro zdravou práci – umí také hlídat, že je čas na obědy a na přestávku.
Využívejte chat a telefon
Když jste si naplánovali meetingy podle přítomnosti týmu v práci, neztrácejte zbytečně drahocenný čas potřebný na koncentraci nahodilými poradami. Když už se potřebujete s kolegy zkontaktovat, nejdřív zvažte, zda je nutné zapojit celý tým, nebo se daná věc vyřeší například jedním krátkým telefonátem nebo vzkazem přes chat.
Pomůcka: U Microsoft Teams je skvělé právě propojení chatu s hovory a videohovory, kdy můžete vše pružně střídat podle aktuální potřeby.
Vybavte se na videokonference
Situace, kdy se část týmu připojuje na schůzky z domova a část z firemní zasedačky, mohou být složité na orientaci a zapojení každého účastníka. Pokud je pořádáte častěji, není praktické, aby se každý, kdo je v práci, připojoval ze své kanceláře nebo dokonce ze společné zasedací místnosti na vlastním notebooku.
Pomůcka: Aby se všichni mohli vyjádřit a zároveň se navzájem nerušili, vybavte si Microsoft Teams Room. O co se jedná? Ač to zní jako další sofistikovaný produkt, je to jednoduše řečeno zasedačka vybavená vhodným audiovizuálním hardwarem propojeným s aplikací Microsoft Teams tak, abyste měli snadnější přístup ke skupinovým konferenčním hovorům. Využít ji přitom můžete i pro další komunikační platformy.
Konkrétně se pro tyto případy hodí Microsoft Surface Hub. Sada vybavení obsahuje interaktivní tabuli s kamerou a výkonnými mikrofony a potřebný software pro videoschůzky, s certifikací Microsoft Teams.
Pořízení vhodného vybavení, zprovoznění a nastavení celého systému s vámi rádi zkonzultují naši experti, stačí nás kontaktovat.
Tipy do zasedačky pro online konference:
- Pokud se k Teams schůzce v takto vybaveném prostředí pro týmy připojíte navíc ještě i ze svého osobního zařízení, automaticky se vypne váš mikrofon, aby se zabránilo zpětné vazbě.
- Při zobrazení v režimu přední řady (Front row) všechny vzdálené účastníky uvidíte ve spodní části obrazovky, abyste měli přirozenější oční kontakt.
Trackujte si čas
V rámci hodnocení efektivity hybridní práce je nutné změnit některé zaběhnuté myšlenkové vzorce a upřednostnit skutečné výsledky před pouhou přítomností v kanceláři. Přesto je do jisté míry dobré si i odpracovaný čas měřit, alespoň pro vlastní potřebu.
Pomůcka: Pro work-life balance slouží různé aplikace na sledování času věnovaného práci. Řada jich je zdarma, můžete je pro lepší kontrolu nad vlastním časem vyzkoušet.
Dejte všem stejnou šanci
Jedním z úskalí hybridní práce je, že vedoucí mají tendenci více důvěřovat zaměstnancům, které častěji vidí kolem sebe, a na ty vzdálené zapomínat. Abyste tomu předešli, zkuste několik triků:
- Stanovte jasné firemní guidelines, jakým kanálem se bude komunikovat, jak svolávat schůzky a kdo se jich musí účastnit. Uložte je na firemní SharePoint – nedílnou součást balíčku Microsoft 365. Tak si je kdokoliv může kdykoliv připomenout.
- Každou schůzku organizujte offline i online, aby se mohli zapojit obě skupiny zaměstnanců. Možnost Microsoft Kalendáře uvést, jestli se zúčastníte online nebo osobně, právě tuto možnost usnadní.
- Vytvořte si skupiny v Outlooku a týmy v Teamsech a zařaďte do nich všechny členy. Komunikujte pak přes ně a máte jistotu, že nikoho nevynecháte.
