Rozhodujete se, s jakým softwarem budou vaši zaměstnanci nebo vy sami pracovat v kanceláři? Pak se vám může hodit náš miniprůvodce. Srovnali jsme oblíbenou sadu Office z ekosystému Microsoft 365, online nástroje od Googlu, exkluzivní iWork pro fanoušky Applu a bezplatné linuxácké LibreOffice.  

V dnešní době neexistuje podnikatel, který by nepotřeboval kancelářské aplikace: alespoň s textovým editorem a tabulkami se setkal asi každý. Ať s podnikáním právě začínáte nebo z jakéhokoliv důvodu měníte dres, čtěte dál a vyberte to, co vám bude nejlépe sedět.

Microsoft 365: známá a ověřená klasika se spoustou funkcí 

Kancelářské aplikace od Microsoftu mají dlouhou a hluboce zakořeněnou tradici. Není tedy divu, že je to bezkonkurenčně nejrozšířenější systém mezi podnikateli, studenty i domácnostmi.  

Věděli jste?  

  • Microsoft a Google slušně válcují obor. Jejich aplikace pro kancelářskou práci používá dohromady 85 % všech uživatelů.  
  • Microsoft 365 měl v prvním kvartále roku 2021 50,2 milionů uživatelů.  
  • Na celém světě pracuje s aplikacemi Microsoft 365 více než milion firem. 

Názvy jako Word, Excel a Power Point se staly prakticky synonymem pro textový a tabulkový editor a tvorbu prezentací.  

Výhody aplikací Microsoft 365:  

  • Lze je nainstalovat přímo do počítače a pracovat v pohodlné desktopové variantě. 
  • Desktopové varianty jsou dostupné off-line, nezávisíte na existenci či kvalitě připojení. 
  • Mají mnoho funkcí a možností pro tvorbu i formátování. Programy umí široké spektrum matematických výkonů, vytvářejí pokročilé tabulky, jsou adaptovány na češtinu. Word například automaticky vytvoří české uvozovky či pomlčku místo spojovníku, má mnoho fontů, rozsáhlé kontroly a opravy pravopisu. Excel umí vytvářet kontingenční tabulky či časové řady. 
  • Výhodou konkurence byla dlouho lepší možnost kooperace. Po přechodu Microsoft 365 do cloudu už je i s těmito aplikacemi možné sdílení a spolupráce v reálném čase. 
  • Přínosem je velmi dobré provázání s ostatními aplikacemi pro produktivitu práce z ekosystému Microsoft 365. Propojení a jednotný styl zlepšují plynulost pracovních aktivit, není nutné instalovat nové a nové nástroje a do každého zvlášť se přihlašovat.   
  • Balík Microsoftu je uživatelsky přívětivý, přehledný a lidé jsou na něj zvyklí.  

Nevýhody: 

  • Plné verze jsou placené. Při využívání bezplatného účtu Microsoft jsou k dispozici pouze online varianty v prohlížeči, kterým řada funkcí chybí. A odpadá samozřejmě výhoda offline dostupnosti.
  • Jedná se o součást velkého systému mnoha aplikací. A co je pro tým na home office výhodou, to může být pro malého podnikatele, který využívá jednou za čas Word a Excel, investicí navíc. 

Google: boduje s light nabídkou v online prostředí 

Druhou nejrozšířenější sadou pro kancelářské práce se stávají nástroje Googlu. Oproti Microsoftu jsou „odlehčené“. Umí toho méně, mají výrazně odlišný design a styl práce. Myšlenkou, na které byl systém v roce 2006 založen, byla dostupnost online kdekoliv a kdykoliv, kooperace a sdílení dokumentů v reálném čase. V současnosti, když stejné principy přejal i Microsoft, tato hlavní výhoda již není tak zásadní jako v počátcích. 

Výhody kancelářských aplikací Googlu: 

  • Systém je vždy dostupný online v prohlížeči, funguje v mobilu či tabletu bez nutnosti stahovat speciální aplikace. 
  • Je součástí uceleného ekosystému Google Workspace. 
  • Umožňuje sdílení a kooperaci v reálném čase. 
  • Dokáže otevřít i ukládat dokumenty z Microsoft 365, ovšem ne vždy s plně zachovaným formátováním.  
  • Na uživatele čeká jednodušší prostředí. V horní liště najdete jen nejčastější funkce, zbytek je pak dostupný v rozbalovacím menu.  
  • V základní podobě je zdarma pro všechny, kteří mají Google účet.  

Nevýhody: 

  • Pro potřeby strukturovanějších dokumentů a formátování se může ukázat jako omezující, že umí méně věcí. Neprovádí automaticky opravy na česká typografická pravidla. 
  • Systém je závislý na internetovém připojení, neexistuje desktopová verze. Na počítači lze ovšem povolit práci off-line, která se na cloud uloží poději, až budete opět připojeni.  
  • Pro firemní využití odpadá výhoda využití zdarma, tyto verze je také nutné si zaplatit. 
  • Pro některé uživatele může být složitější si na něj ze začátku zvyknout, je přece jen úplně jiný než Office a některé funkce má dobře ukryté. 

LibreOffice: stačí na jednorázovky pro jednotlivce  

Vedle dvou hlavních gigantů se nabízí celá řada dalších možností. Jednou z nich je open-source balík LibreOffice, za nímž stojí nezisková organizace The Document Foundation. Na jeho vývoji pracují dobrovolníci z celého světa a je k dispozici zdarma. Což přináší výhody, ale i různá úskalí. 

Výhody LibreOffice: 

  • Zdarma je plně funkční verze, ač firmám vývojářská komunita doporučuje placenou verzi Enterprise, aby tak přispívali na rozvoj a „nezneužívali“ práci dobrovolníků. 
  • Má dostatek funkcí. 
  • Uživatel najde relativně podobné prostředí jako mají aplikace Microsoftu. 
  • Je vcelku dobře kompatibilní s ostatními systémy. 

Nevýhody:  

  • Za hlavní kámen úrazu lze považovat chybějící podporu, uživatelé si s problémy musí poradit sami nebo s pomocí kolegů na uživatelských fórech. 
  • Automaticky se neaktualizuje. 
  • Funguje primárně v desktopové verzi v režimu off-line. Verze pro kooperaci v online prostředí sice existuje, ale v současnosti je zmrazená. Při spolupráci v týmu se tak musíte spolehnout na staré dobré zdlouhavé posílání e-mailů.
  • Chybí provázanost s dalšími aplikacemi produktivity práce, jako je chat, e-mail, plánovač…

iWork: exkluzivně pro uživatele Apple 

Pokud jste ve firmě vsadili na technologie Apple, můžete vyzkoušet i jejich kancelářskou sadu. Obsahuje podobné aplikace jako ostatní, tj. vytvoříte s ní textový dokument, tabulku, prezentaci, zapíšete poznámky, uložíte si soubory v cloudu.  

Jedná se ale o uzavřený systém, kompatibilita s jinými je omezená. Otevře dokumenty Microsoftu, ale ostatní neotevřou Apple formáty. Bude tak vhodný pro vnitrofiremní systém stojící na Applu, má však slabší využití navenek, pokud spolupracujete se zákazníky, kteří mají jiné sady nástrojů. 

Vyhlášení vítěze  

Google stačí, pokud netvoříte vymazlené dokumenty a neděláte složité výpočty. Může vadit, že je jen v prohlížeči a řada funkcí je skryta. LibreOffice hodnotíme jako vhodný spíš pro jednotlivce nebo malý lokální kolektiv, který nepotřebuje sdílet soubory. Stejně tak iWork je určen převážně pro týmy fungující v systému Applu. Naším jasným vítězem se stal Microsoft 365. Je vzájemně propojený, léty používání vyladěný, stále se vyvíjí. Samozřejmostí je kontinuální podpora a aktualizace. Bude vám vyhovovat, pokud děláte základní i složitější operace a dokumenty. 

Sadě Microsoft 365 věříme, proto s ní pracujeme u klientů a sami ji také používáme: má nejlepší poměr cena/výkon, klade důraz na bezpečnost a je variabilní, přizpůsobí se velikosti každé firmy. Ještě váháte? Vyzkoušejte si ji sami – o zkušební verzi požádejte naše specialisty.