Videokonference zažívají velký boom. V posledních měsících se staly běžnou součástí každodenní práce v mnoha firmách. A protože spolupráce na dálku je stále rozšířenější, je na čase se v tomto směru zorientovat. Jak si vybrat tu pravou aplikaci podle funkcí či velikosti vaší společnosti?
Videokonference přinášejí do moderního pracovního procesu mnoho výhod. Pomáhají zaměstnancům omezit cestování do vzdálenějších kanceláří, umožňují plnohodnotnou práci z domu a slouží i jako dobrý marketingový nástroj pro pořádání webinářů a jiných online akcí či pro přímou komunikaci se zákazníky. Být on-line může být váš konkurenční náskok jako zaměstnavatele i obchodního partnera.
Zapojení videokonferencí stále roste
Během karantény kvůli COVID-19 se stala z videokonferencí mnohdy čirá nutnost. Ale i za „standardních“ podmínek využívají tyto služby miliony zaměstnanců po celém světě.
Podle portálu FlexJobs.com narostl objem spolupráce na dálku v letech 2005-2017 jen v USA o 115 %.
Videokonference navíc využijí nejen zaměstnanci mezi sebou. Místo času stráveného na cestě za zákazníkem jednoduše zapnete kameru na telefonu či mobilu a jednáte virtuálně. Měsíce uzavření škol ukázaly, že tudy vede i cesta pro distanční vzdělávání.
Výhody a světlá budoucnost videokonferencí jsou tedy nesporné. Jaký software pro ně ale vybrat? A na jaká kritéria se zaměřit?
Co vzít v úvahu při výběru videokonferenčního softwaru
Prvním kritériem je velikost vaší firmy. A to jak ta současná, tak předpokládaná do budoucna. Pokud nyní fungujete ve dvaceti lidech, ale do dvou let chcete rozšířit firmu na 100 zaměstnanců, je to určitě podnět k zamyšlení i při vybírání služby pro videokonference. Bude pro vás nejspíše atraktivní ta, která umožňuje spolupráci většího množství účastníků a nabízí další užitečné nástroje pro komplexní týmovou práci.
Rozhodující budou také funkce. Kromě standardní služby videohovoru, tedy přenosu obrazu a zvuku, zahrnují dnešní softwary i jiné možnosti interakce. Ty nejlepší umožňují sdílet obrazovky, vzdáleně přistupovat k ploše, chatovat, vyměňovat si soubory, komunikovat prostřednictvím digitálních tabulí, a dokonce vysílat konference velkým skupinám pasivních diváků.
A konečně, každého přirozeně zajímá také cena a forma placení. Pro příležitostný hovor mezi pár kolegy bude nejspíš stačit jednoduchý nástroj a bezplatná varianta, zato pokud potřebujete být v kontaktu pravidelně, po delší dobu a s větším počtem spolupracovníků, naplní vaše potřeby placený model se širšími možnostmi kooperace. Zvážit dobře poměr ceny a výkonu, případně si ujasnit, jaká vlastnost vám stojí za příplatek, to už je na každém dle jeho preferencí.
Co na to zaměstnanci a obchodní partneři?
Důležité je vzít v potaz i uživatelskou přívětivost. Snadné a intuitivní ovládání bez většího zaškolování, jednoduché vytváření a sdílení událostí či připojování k hovorům, přehledné prostředí, zda je nebo není nutná instalace, to vše může při rozhodování hrát roli. Je fajn, když software funguje také v mobilu. Vyšší verze pak často nabízejí různá pokročilá nastavení, jako např. možnost celé setkání nahrát a archivovat, upravovat pozadí nebo odfiltrovat vnější ruchy.
Nezanedbatelnou položkou je dostupnost. Budete-li komunikovat jen v rámci firmy, je v podstatě jedno, jak moc je váš vyvolený nástroj rozšířený. Ale když ho plánujete využívat i pro spojení s klienty, budete chtít spíš takový, který má co nejvíce uživatelů, případně funguje bez nutnosti instalace.
Tip: Jedete pod nějakým jednotným systémem – např. Microsoft 365? Pak je nejjednodušší cestou využít jimi dodaný nástroj, v tomto případě tedy Microsoft Teams.
Měla by vás zajímat i kompatibilita. Ptejte se, jaké další užitečné nástroje a aplikace vaši zaměstnanci používají. A ujistěte se, že se dají integrovat do vybraného komunikačního nástroje. Lidé vždy lépe přijímají ty novinky, co jim umožní přenést jejich oblíbené prvky, které fungují. A to přece chcete – aby se nový produkt ujal a lidé ve firmě jej začali používat.
S výběrem nejvhodnějšího komunikačního nástroje a s jeho instalací vám rádi pomohou naši odborníci. Pokud potřebujete pomoc, kontaktujte nás.
