Každá firma potřebuje ke svému fungování alespoň minimum administrativy. Vyřizovat běžnou agendu a komunikovat v rámci týmu můžete prostřednictvím různých nástrojů. Proč je lepší, když jsou všechny pod jednou střechou?
Pořídit si samostatnou aplikaci na jednu konkrétní činnost může vypadat jednoduše. Zvlášť, když je aplikace zdarma. Ale pak potřebujete ještě jinou aplikaci na to a další na ono. Najednou se přistihnete, že ráno otevíráte velkou spoustu programů a později už nemůžete dohledat, kde bylo a jak přesně znělo zadání úkolu, který máte dnes na programu.
V tomto okamžiku nastal nejvyšší čas uvažovat o nějakém uceleném řešení. Komplexních systémů pro kancelářskou práci je na trhu spousta. Z těch nejznámějších jsou to Microsoft 365 nebo Google Workspace.
Že všechny funkce nevyužíváte a u řady z nich ani nevíte, k čemu slouží? Přečtěte si, proč se i tak vyplatí být v jednom týmu.
Výhody jednoho systému v 5 stručných bodech
1. Jednoduchost a komunikace
Dovedete si představit, kolik času ztratíte během pracovního dne jen přihlašováním do různých aplikací, přepínáním mezi nimi, přeposíláním a kopírováním informací a dohledáváním, kde daná podrobnost byla? S uceleným systémem máte všechno na dosah ruky. E-maily, kalendář, dokumenty, chaty, podklady, prezentace – vše je přístupné z jednoho místa a pro všechny zapojené kolegy. Už žádná zapomenutá hesla nebo zapadlé úkoly. To je přesně ta jednoduchost, která vám umožní zaměřit se na to, co je pro váš podnik skutečně důležité.
2. Efektivita a produktivita
S jednotným kancelářským systémem využijete naplno výhody integrace a automatizace, které mohou výrazně zvýšit efektivitu všech v týmu. Méně upomínání kolegů, více dokončené práce. Například propojení kalendáře s e-mailovou schránkou umožňuje rychlejší plánování schůzek. Sdílení dokumentů a společná práce na nich online v reálném čase zvyšuje produktivitu. A komplexní systém na řízení projektů propojený s e-mailem a úložištěm zase urychluje zdárné a správné splnění každého úkolu.
3. Bezpečnost a správa dat
Jednotný kancelářský systém znamená také jednotné přihlášení a hlubší zabezpečení. Bezpečnostní opatření a správa dat jsou logicky mnohem snazší, když máte všechno pod jednou střechou. Například s Microsoft 365 získáváte přístup k pokročilým bezpečnostním nástrojům a funkcím, které vaše podnikání ochrání.
4. Spolehlivost a podpora
Když se něco pokazí, koho budete volat? S jednotným kancelářským systémem nemusíte hledat telefonní čísla nebo e-maily různých poskytovatelů, z nichž některé navíc ani pořádně nefungují. Máte jednoho styčného důstojníka, na kterého se můžete spolehnout.
Tip: Víte, že si to můžete zjednodušit ještě víc? Svěřte své IT do správy zkušenému odborníkovi a veškeré problémy můžete pohodlně řešit přes něj. XEVOS takovým odborníkem je a v rámci produktů Microsoftu nabízí řadu podpůrných služeb, které vám pomohou vyřešit jakékoliv zádrhele.
5. Škálovatelnost a flexibilita
Podnikání je proces dynamický a vaše potřeby se mohou měnit. Jednotný kancelářský systém vám poskytuje flexibilitu, abyste mohli růst a přizpůsobovat se měnícím se podmínkám trhu. Bez ohledu na to, zda jste malý start-up nebo mezinárodní korporace, nástroje a služby si uzpůsobíte tak, aby odpovídaly vašim aktuálním potřebám a rozsahu podnikání. Nabíráte zaměstnance? Do kolektivu se musí zařadit vlastními silami (samozřejmě s podporou vašeho HR oddělení), ale technickou stránku jim můžete velmi usnadnit vytvořením jednotného účtu, kde pak už najdou vše, co pro svoji práci u vás budou potřebovat. Kontakty, podklady, firemní strukturu, interní dokumenty i pracovní nástroje.
Proč Microsoft 365
Microsoft patří k průkopníkům komplexních kancelářských ekosystémů. Jejich Office s nástroji jako Word a Excel se stal prakticky synonymem pro tyto funkce. A cloudová verze Microsoft 365 má veškeré výhody moderní kanceláře, a ještě pár navíc.
Propojuje nejrůznější nástroje pro organizaci, tvorbu a komunikaci, nabízí rozsáhlé úložiště, kalendář i e-mailovou schránku. Nástroje jsou vzájemně provázané, takže například pokud vám kolega přiřadí úkol v Planneru, dostanete echo v komunikační platformě Teams.
Velkou pozornost věnuje Microsoft také dnes již nezbytné umělé inteligenci. V podobě nástroje Copilot je součástí jednotlivých nástrojů a práci vám ještě víc usnadní.
Ve světě, kde čas je vzácným zdrojem a zabezpečení dat nezbytností, není pochyb o tom, že jednotný kancelářský systém přináší podnikatelům i jejich zaměstnancům značné výhody: jednoduchost, bezpečnost a spolehlivost.
Rozhodli jste se zbavit chaosu? Zavolejte nám a naši specialisté vám poradí, které řešení bude pro vás nejvýhodnější.
