Zorganizovat si správně čas je jedna z klíčových položek úspěchu v pracovním i soukromém životě, ať už jste vedoucí pracovník, majitel firmy nebo řadový zaměstnanec. Současný hromadný nárůst práce z domova tuto potřebu jen umocňuje. Naučte se pro lepší time management využívat nástroje Microsoft 365. 

Volnost při organizování pracovního času paradoxně přináší nebezpečí, že člověka práce zcela zahltí, nebo naopak sklouzne k prokrastinaci. Může se také stát, že on-line schůzkami, přípravami na ně a následným zpracováváním jejich výstupů tým stráví víc času než samotnou produktivní prací.  

Průzkum Microsoftu o využívání jejich nástrojů odhalil, že v posledních měsících došlo k nárůstu on-line meetingů o 30 % a počet videohovorů vystřelil o 1000 %! Až 30 % on-line meetingů přitom se protáhne přes naplánovaný čas.   

Jak tedy během dne vše stíhat?  

Time management v kostce 

Vyhraďte si čas na e-maily, chaty a porady. A naopak vymezte také dobu, kdy se věnujete soustředěné práci a nejste na příjmu – vypněte si v té chvíli notifikace a ztlumte telefon.  

Víte, že? I po krátkém vyrušení trvá až 23 minut, než se člověk začne znovu plně soustředit na předchozí činnost. 

Naplánujte si na každý den splnitelné množství úkolů a určete si jasné priority. Stále můžete využívat staré dobré seznamy a odškrtávat si splněné úkoly. Poslouží nejen klasický papír a tužka, ale také aplikace Microsoft ToDo. Prima je začít den jednoduchým a snadno splnitelným úkolem, který vás dále nastartuje. 

Komunikujte efektivně s nástroji Microsoft 

Buďte ve spojení v reálném čase pomocí Microsoft Teams. Pomocí chatu, videohovorů nebo sdílení obrazovky ihned získáte zpětnou vazbu či potřebné informace. 

Buďte v cloudu. OneDrive úložiště zajistí, že nebudete muset hledat a přeposílat si dokumenty. Webová platforma SharePoint umožní okamžitou týmovou práci, společné editace dokumentů a neustálý přístup k materiálům, jako byste seděli vedle sebe. S přechodem na cloudové řešení vám rádi pomůžeme.

Organizujte osobní i on-line schůzky přehledně v Outlooku. Ve zprávě s pozváním vidí každý účastník detaily, může přijmout nebo navrhnout čas konání, přidat setkání on-line a vše se automaticky vloží do kalendáře. A pak se připojíte jediným klinutím na odkaz do MS Teams. 

Zkraťte si čas strávený přípravou na meetingy. Detaily schůzky nabízejí možnost soustředit na jedno místo veškeré dokumenty, obrázky a odkazy týkající se daného meetingu nebo si předem rezervovat dobu na nerušenou přípravu těsně před setkáním. Během rozhovoru tu pak lze pořizovat soukromé nebo společné poznámky. Time management totiž není jen rozvrh dne, ale také úspora dílčích kroků a zbytečného opakování činností.

Vsaďte na důkladné plánování 

Naplánujte si den s pomocí kalendáře a funkce Insights. Vyhradí vám mj. čas na intenzivní práci. Při volbě automatického plánování najde mezi schůzkami denně 1-2 hodiny, kdy vás nikdo nebude rušit, a automaticky vám je v kalendáři zarezervuje až na 14 dní dopředu.  

Tip: Pokud vám naopak dělá problémy odtrhnout se od práce, vyhraďte si v kalendáři i polední přestávku. 

Plánujete v týmu? Nezapomeňte na funkční a praktický Microsoft Planner. Pracuje se s ním intuitivně a veškeré úkoly a termíny každý vidí přehledně před sebou. Více se o této užitečné aplikaci pro time management dozvíte už brzy z článku, který pro vás právě připravujeme.

Oddělte práci a soukromí 

Kvůli menší fyzické kontrole během práce z domova mají lidé pocit, že musí být neustále on-line.  

Průzkum Microsoftu ukázal, že o 52 % přibylo komunikace mezi šestou večerní a půlnocí. Víkendové zapojení MS Teams se zvýšilo o 200 %.  

To však může být ve výsledku kontraproduktivní, protože unavený pracovník je méně výkonný a snadněji chybuje. Pokuste se proto i při home office oddělit jasně práci a dobu vyhrazenou pro odpočinek. 

A  spolupracujte s týmem na rozvrhu on-line meetingů. Aby nenarušovaly soustředěnou práci a byly efektivní, určete pro ně pravidelnou dobu na začátku nebo na konci pracovní doby a stanovte jim maximální možnou délku. Se zapojením možností, které poskytují uvedené aplikace, to jde mnohem lépe.  

Cítíte, že je ten pravý čas převést organizaci týmu do onlinu a začít naplno využívat technologické pomocníky pro úsporu času? Kontaktujte nás. Zajistíme vám nasazení aplikací i proškolení zaměstnanců.