Čas jsou peníze. A to vaše. Pokud zaměstnanci většinu své pracovní doby „zaplácnou“ rutinními úkony, nezůstane jim moc času na tvůrčí a strategickou práci. Jak tedy čas ušetřit? Přenechte část úkolů technologiím.
Třídění mailů, sdílení dokumentů, schvalování, vymýšlení odpovědí… Takovéto neproduktivní činnosti zabírají velkou část dne a mohou být pěkně vyčerpávající. Naštěstí je k dispozici dostatek nástrojů, které vám s pomocí strojového učení, umělé inteligence a automatizace ušetří čas a klikání. Přečtěte si naše tipy, jak s pomocí Microsoft 365 zautomatizujete každodenní opakované činnosti, abyste se mohli věnovat něčemu smysluplnému.
Výhody automatizace:
- Šetří čas zaměstnanců tím, že za ně udělá spoustu rutinních opakovaných úkonů.
- Uvolňuje jejich mentální kapacitu. Nemusí hlídat termíny, myslet na to, aby postoupili úkol kolegovi, nebo se rozhodovat, na který e-mail odpoví, ale mají čistou hlavu na produktivní práci, kreativitu a řešení témat, která vás posouvají kupředu.
- Snižuje pravděpodobnost chyb, což znamená přesnější a spolehlivější výsledky a spokojenější zákazníky.
- Usnadňuje organizaci práce, když jednotlivé kroky procesů na sebe automaticky navazují. Můžete nastavit cestu objednávky od přijetí až po doručení, vytvořit automatické marketingové kampaně nebo automatizovat jednotlivé fáze onboardingu nových zaměstnanců.
- Vede k vyšší efektivitě a produktivitě. Sledujte klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a nechte si generovat zprávy a reporty, abyste snadněji identifikovali a hned vyřešili případné problémy.
Automatizace v praxi
I když to zprvu zní komplikovaně, zvládnete to snadno. A možná zjistíte, že už dnes automatizaci využíváte, aniž byste to věděli. Pracují tak mnohé CRM či HR aplikace a řadu funkcí a nástrojů pro automatizaci obsahuje nejrozšířenější kancelářský balík Microsoft 365.
Například v poště Microsoft Outlook můžete nastavit pravidla, podle kterých se vám zprávy budou samy třídit do složek, přeposílat kolegům nebo i při vypnutých oznámeních dostanete upozornění na e-mail od konkrétního důležitého kontaktu.
Automatizaci umí také „obyčejný“ Excel či Word. Pomocí maker přimějete Excel, aby prováděl opakované výpočty, filtroval, analyzoval a třídil data či generoval reporty. Word vám zase umožní automaticky vkládat do dokumentů firemní hlavičku, naformátované tabulky, vytvářet obsahy dokumentů nebo vyhledávat a nahrazovat text i formátování.
Pozor, makra povolujte jen v případě, že si jste jistí, co dělají, a dokument máte z důvěryhodného zdroje. Pro pouhé otevření dokumentu makra nepotřebujete.
Horkou novinkou je Copilot, který už zapojuje umělou inteligenci. Funkce bude postupně integrovaná do všech kancelářských nástrojů Microsoft 365, jako Word, Excel, Power Point či Teams, a poslouží například k navrhování obsahu dokumentů či prezentací a plnění řady dalších úkolů, které budete zadávat v přirozeném jazyce. A usnadní také vytváření toků (flows) v Microsoft Power Automate.
Microsoft Power Platform
Významným nástrojem pro automatizaci v kanceláři je Microsoft Power Platform. Tato platforma sdružuje několik nástrojů pro automatizaci a řízení obchodních a kancelářských procesů.
Microsoft Power Automate slouží k vytváření automatizačních toků a pracovních postupů. Třeba když přijde e-mail s konkrétním klíčovým slovem, uloží se vám příloha do konkrétní složky. Nebo vás nástroj upozorní na nové úkoly či po vytvoření úkolu v jedné aplikaci vám ho uloží do kalendáře v aplikaci jiné. Různé toky si zde můžete vytvářet sami z bohaté nabídky připravených šablon, nebo jít složitější cestou vlastních postupů.
Microsoft Power Apps zase umožňuje vytvářet mobilní aplikace a formuláře s minimem programování. Pomůže vám automatizovat sběr dat, vyplňování formulářů nebo zpracování žádostí bez nutnosti manuálního zadávání údajů.
Microsoft Power BI je nástrojem pro vizualizaci dat, jinými slovy, vytvoří vám přehledné grafy a tabulky z jakýchkoliv vstupů, a tak usnadní obchodní rozhodování na základě relevantních informací.
Pokud vás zajímá, jak si usnadnit práci, sledujte náš blog a sociální sítě. A jestli chcete rovnou konzultaci, školení nebo nastavení automatizace v ekosystému Microsoft, bez váhání nám napište.
